Sappiamo quanto sia importante in termini di performance aziendale potersi affidare a strumenti di lavoro sempre aggiornati, pratici e completi. C’è una fase cruciale attorno alla quale ruotano gran parte delle attività di marketing legate al business: è la corretta archiviazione di dati e indirizzi. Andiamo per ordine, esaminando in primis le operazioni basilari relative alla validazione degli indirizzi – i quali vengono inseriti nei sistemi di data entry in maniera del tutto grezza e devono essere revisionati in modo periodico – per poi approfondire un importante step avanzato come la normalizzazione batch (massiva), relativa ai grandi database, in modo da comprendere in cosa consista e quando sia necessaria.
Come avviene la validazione delle informazioni
Il primo inserimento delle informazioni si caratterizza spesso per la presenza di errori o lacune (il più delle volte dovuti alla fretta). La procedura di revisione, che dovrà risultare efficace e dettagliata, servirà a predisporre quegli stessi dati per l’utilizzo all’interno di strategie e operazioni di marketing ma anche per spedizioni e così via. Ci sono alcuni step chiave che compongono il processo di validazione degli indirizzi: si controlla la correttezza generale di ciascuna voce, il livello di obsolescenza dell’informazione, la sua coerenza e infine si procede se necessario all’arricchimento dell’indirizzo (completandolo con i dati mancanti).
La procedura relativa ai database di grandi dimensioni
Quanto detto finora riguarda il processo di validazione dei singoli indirizzi, sarà però necessario precisare come esista anche la possibilità di effettuare la validazione di grandi database, sempre nell’ottica di raggiungere un alto livello di accuratezza, completezza e pulizia delle informazioni. Ecco che entriamo allora nel campo della validazione di massa degli indirizzi, detta anche normalizzazione batch. In che cosa consiste? Questa operazione, che risulterà particolarmente congeniale nel caso di realtà imprenditoriali ampie e strutturate, consentirà di vagliare anche centinaia di migliaia di indirizzi in contemporanea.
La gestione delle anomalie e lo sviluppo di strategie di marketing
In questa fase potranno anche essere condotte operazioni complementari di verifica, come quella di deduplicazione dei dati (detta anche ‘duplicate check’). E’ un’attività importante, che giova al miglioramento dell’immagine aziendale: si evitano per esempio invii multipli di materiale pubblicitario o di comunicazioni ufficiali. Attraverso la deduplicazione è possibile scovare la presenza di info doppie nel database, con la possibilità di riportarle a una forma univoca (si ottiene un solo indirizzo corretto). Vengono gestite le eventuali anomalie, affinché l’archivio risulti privo di incoerenze o ambiguità che potrebbero mettere a rischio l’operatività e le successive strategie.
Come accennato in precedenza, infatti, la procedura di normalizzazione massiva di info e dati sarà decisamente utile per la pianificazione di azioni di marketing e spedizioni multiple. E’ una soluzione veloce e sicura, pensata per essere di supporto a professionisti ed esperti ma anche a tutte quelle persone che necessitino di una simile attività ma non possiedano competenze specifiche di data query. I programmi per la normalizzazione batch degli indirizzi consentono di validare in maniera completa il database, senza bisogno di interfacce API (acronimo di Application Programming Interface).